Varstvo osebnih podatkov

1. SPLOŠNE INFORMACIJE O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

Za varstvo osebnih podatkov je odgovorna družba VictorOne, storitve v letalstvu, d.o.o. (v nadaljevanju storitve). Ta dokument pojasnuje kako in zakaj se vaši osebni podatki obdelujejo, kjer se “vi” ali “stranka” nanaša na osebo, podjetje ali organizacijo, ki uporablja storitve in “VictorOne”, “mi” ali “naše” se nanaša na podjetje VictorOne d.o.o., ki ponuja te storitve.

VictorOne, storitve v letalstvu, d.o.o. se nahaja na Mestnem trg 10, 1000 Ljubljana, Slovenija, z matično številko 931049500 in davčno številko 33120668. Smo upravljalec podatkov in odgovorni za zbiranje, uporabo, razkritje, hrambo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo EU (2016/679) o varstvu podatkov posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov Zakon o varstvu osebnih podatkov, Uradni list RS, št. 163/22- uradno prečiščeno besedilo (ZVOP-2).

Storitve, ki jih ponujam vključujejo spremljajoče storitvene dejavnosti v zračnem prometu.

VictorOne d.o.o. osebne podatke hrani tako, da ne prihaja do razkritij podatkov osebam, ki do tega niso upravičene.

2. KATERE VRSTE OSEBNE PODATKE ZBIRAMO IN OBDELUJEMO

Osebni podatki pomenijo vse podatke o posamezniku, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno identificirati to osebo.

Zbiramo in obdelujemo lahko naslednje podatke, ki se nanašajo na vas: ime, državljanstvo, datum rojstva, prebivališče, davčno rezidentstvo, davčno številko, podatke o banki, bančnem računu in vsa ostala veljavna dokazila (veljavne licence, itd). Za namene preverjanja: vsak dokument, ki nam ga predložite za preverjanje osebnih podatkov. To so predvsem izvodi vladnih izdanih dokumentov skupaj (npr. številka dokumenta, datum izdaje, izdajatelj in veljavnost) in digitalna. Zbiramo in obdelujemo tudi kdaj uporabljate naše storitve, spletne piškotke geolokacijske podatke posameznika, podatke socialnih omrežij.

3. KAKO SE ZBIRAJO VAŠI PODATKI

Osebne podatke zbiramo na različne načine, in sicer: s tem, ko izpolnite obrazce, nalagate dokumente, ko z nami komunicirate po pošti, telefonu, elektronski pošti, preko mobilne aplikacije, spletne strani, videoklica ali kako drugače.

4. KAKO UPORABLJAMO VAŠE PODATKE

Vaše osebne podatke bomo uporabili v naslednjih okoliščinah:

• Zaradi izvajanja pogodbe, ki jo bomo sklenili ali smo jo sklenili z vami.
•  Za vključitev v sistem za storitve, ki jih izvaja Organ za preverjanje jezika SI.LTB.001.
• Zaradi izpolnjevanja naših pravnih obveznosti.
• Ko je to v našem zakonitem interesu.
• Če ste predložili izrecno soglasje za specifične osebne podatke in njegovo nameravano uporabo.

Spodaj navajamo katere osebne podatke bomo obdelovali, namen in podlago, na katero se sklicujemo.

4.1  Razlaga zakonite podlage

V skladu z zakonsko podlago v okviru vodenja in upravljanja naših storitev te zadevajo tudi:

• Zagotavljanje izboljšanja naših storitev za vas (npr. z ugotavljanjem vašega zadovoljstva z našimi storitvami)
• Promocijo naših storitev predvsem posredovanje oglasov ali ponudb, ki vam jih lahko pošiljamo prek elektronske pošte ali preko drugih kanalov, ki jih uporabljamo.
• Odkrivanje in preprečevanje premoženjske škode ali finančne izgube.

Za zaščito pravnih zahtevkov in ohranjanje naših notranjih evidenc in kontrol obdelujemo podatke za obdobje 5 let nakar se arhivirajo v zvezi s terjatvami, ki so uveljavljene do konca zastaralnega roka. V primeru pravnih, upravnih ali drugih postopkov obdelujemo vaše osebne podatke za obdobje, ki je potrebno za trajanje takega postopka in za preostanek obdobja zastaranja po njegovem zaključku.

Skladnost z zakonskimi obveznostmi pomeni obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar je to potrebno za izpolnjevanje pravnih obveznosti, za katere smo zavezani.

Identifikacijske in kontaktne podatke, vaše nastavitve hranimo na podlagi zakonitega interesa, kar pomeni brez vašega izrecnega soglasja.

4.2 Profiliranje in avtomatizirano odločanje

Nekateri naši procesi lahko vključujejo profiliranje, avtomatizirano obdelavo in avtomatizirane odločitve.

Za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje ali lahko uporabimo avtomatizirano individualno odločanje, npr. za preverjanje vaših osebnih dokumentov ali za potrditev točnosti podatkov, ki ste nam jih predložili.

4.3 Sprememba namena

Vaše osebne podatke bomo uporabljali le za namene, za katere smo jih zbirali. V primeru, da bi vaše osebne podatke morali uporabiti za namen, za katerega jih nismo zbrali, vas bomo o tem obvestili in predložili pravno podlago za ukrepanje.

5. SHRANJEVANJE IN ZAVAROVANJE VAŠIH PODATKOV

Vaši osebni podatki se zbirajo in obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov). V prvi vrsti so shranjeni in obdelovani samo znotraj Evropskega gospodarskega prostora (EGP).

Za podatke, ki jih zbiramo, uporabljamo glavnega in zanesljivega ponudnika storitev, ki so skladni s standardom ISO 27001. Prav tako uporabljamo tehnične ukrepe za varovanje in zaščito vaših podatkov, vključno z, vendar ne omejeno na:

• šifrirano komunikacijo end to end,
• šifriranje zbirke podatkov,
• redne varnostne kopije,
• varno shranjevanje podatkov o preverjanju pristnosti,
• omejevanje pravic dostopa.

Do vaših osebnih podatkov imajo dostop le naši zaposlenim in pogodbeni partnerji. Vaše osebne podatke bodo obdelovale le po naših navodilih, obvezuje pa jih dolžnost zaupnosti.

5.1. Hramba podatkov

Obdobje hrambe vaših osebnih podatkov je odvisno od tega, za kakšen namen smo jih zbrali. Po tem, ko se izpolni namena obdelave in  če nimamo pravne podlage za shranjevanje in obdelavo izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo.

6. KOMU RAZKRIJEMO VAŠE PODATKE

Do vaših osebnih podatkov lahko dostopajo naslednje osebe: naši zaposleni in pogodbeni partnerji, ki sodelujejo pri nemotenem delovanju naših storitev.

Vaše osebne podatke delimo z:

• Bristol Groundschool (BGS) za shranjevanje in obdelavo podatkov, ki jih prejmemo od vas v oblaku.
• Aviationexam in ATPL Questions za aktivacijo uporabniških računov.
• Apple Inc. in Google LLC za vnašanje push obvestil.
• Moodle Experts za podporo strankam in pošiljanje obvestil.
• Revolut za opravljanje plačilnih storitev

VictorOne d.o.o. lahko osebne podatke posreduje tudi tretjim osebam, v primeru, da to nalaga zakon. To so predvsem: Finančna uprava Republike Slovenije, policija, sodišče ipd.

Osebne podatke lahko razkrijemo tudi našim poslovnim partnerjem, hčerinskim družbami ali v primeru, da bi to zahtevalo izvajanje pogodbe z našimi pogodbenimi partnerji.

6.1 Zunanje storitve

Spletna stran lahko vključuje povezave do spletnih strani tretjih oseb, vtičnikov, kanalov ali aplikacij tretjih oseb. Če kliknete ali če omogočite te povezave, lahko tretjim osebam omogočite zbiranje ali deljenje podatkov o vas. Teh tretjih oseb ne nadzorujemo in nismo odgovorni za njihove izjave o zasebnosti. Ko zapustite našo aplikacijo, vam svetujemo, da preberete izjavo o zasebnosti vsakega spletnega mesta ali aplikacije, ki jo obiščete.

7. KATERE PRAVICE IMATE V ZVEZI Z VAŠIMI PODATKI

Zakonodaja o varstvu osebnih podatkov vam daje naslednje pravice:

• Pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov, ki jih hranimo.
• Pravico do popravka netočnih, nepravilnih ali zastarelih osebnih podatkov.
• Pravico do izbrisa vaših podatkov, ko niso več potrebni za tisti namen, za katerega so bili zbrani, ali če zanje ne veljajo več pravne obveznosti, za katere smo zavezani.
• Pravicozahtevati, da prenehamo z obdelavo nekaterih vaših osebnih podatkov, kot so osebni podatki, obdelani za namene neposrednega trženja. Prav tako imate pravico ugovarjati  izključno avtomatizirani obdelavi in profiliranju dejavnosti, ki temeljijo na naših legitimnih interesih.
• Pravico zahtevati, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, npr. v naslednjih primerih, če oporekate točnost podatkov, če je posameznik vložil ugovor v zvezi o obdelavo podatkov, ipd.
• Pravico zahtevati izvoz vaših osebnih podatkov.
• Če ste soglašali k zbiranju in obdelavi osebnih podatkov z naše strani lahko to soglasje kadarkoli prekličete.

Zahtevane informacije vam moramo posredovati brezplačno, nanje pa poskušamo odgovoriti čim prej. Družba VictorOne d.o.o. je na vaše zahteve dolžna odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja, oz. najkasneje v enem mesecu. Lahko se zgodil da bomo od vas zahtevali določene podatke, ki nam bodo pomagali potrditi vašo identiteto in vam s tem zagotovili pravico dostopa do vaših osebnih podatkov.

Kadar so zahteve očitno neutemeljene, pretirane ali ponavljajoče lahko zavrnemo ukrepanje v zvezi z zahtevo. Za nemoteno delovanje in ponujanje storitev je ključno, da so osebni podatki točni, zato vas prosimo, da nas v primeru kakršnihkoli sprememb pravočasno obvestite.

7.1 Pritožba

V zvezi z zbiranjem in obdelavo vaših osebnih podatkov imate pravico, da vložite pritožbo , za reševanje katere je pristojen nadzorni organ informacijski pooblaščenec (https://www.ip-rs.si/en/). Kljub temu pa bi želeli priložnost za obravnavo vaših pritožb, na nas se lahko obrnete preko pošte ali elektronske pošte navedene spodaj.

8. POSODOBITEV SPLOŠNIH INFORMACIJ

Pridržujemo si pravico do sprememb tega dokumenta za zagotavljanje skladnosti naših storitev s predpisi za varstvo osebnih podatkov.

9. KONTAKT

Podrobnejše informacije ali podaja pritožba je mogoča na elektronsko pošto info@victorone.eu  ali po pošti na VictorOne d.o.o., Mestni trg 10, 1000 Ljubljana, Slovenija. Vsa sporočila morajo biti v slovenskem ali v angleškem jeziku.